Politică anticorupție

Art. 1. Cine suntem și cui se aplică această Politică

a) Prezenta Politică se aplică tuturor activităților desfășurate de ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII, denumită în continuare ARPS, inclusiv activităților instituționale, administrative, financiare, contractuale, de proiect, de cercetare, de comunicare, de advocacy, de furnizare de servicii, de achiziții, de parteneriat, de grant management, de resurse umane și de relaționare cu beneficiarii, finanțatorii, furnizorii și autoritățile.

b) ARPS este o organizație non-profit, cu sediul în București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304, e-mail: office@arps.ro, telefon: +40 21 527 7979, CIF: 13684229, înființată cu nr. 99/10.01.2001 la Judecătoria Sectorului 1 București și număr de înregistrare în Ministerul Justiției 1644/A/2000, înscrisă în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la grefa Judecătoriei sectorului 2 București cu nr. 16/16.06.2021.

c) Politica se aplică următoarelor categorii:

• membrii Adunării Generale și ai Consiliului Director;
• conducerea executivă și orice persoană mandatată să reprezinte ARPS;
• angajații ARPS, indiferent de funcție sau tip contractual;
• colaboratorii, consultanții, experții, formatorii, evaluatorii, cercetătorii și prestatorii individuali;
• voluntarii, stagiarii și internii;
• furnizorii, subcontractorii, prestatorii și personalul acestora;
• partenerii de proiect, beneficiarii de granturi, sub-beneficiarii și organizațiile asociate în proiecte;
• beneficiarii, participanții la proiecte sau alte persoane care interacționează cu ARPS, în măsura în care acestea pot semnala, preveni sau fi afectate de nereguli;
• orice altă persoană care acționează în numele, sub autoritatea sau în beneficiul ARPS.

d) Politica se aplică indiferent de sursa fondurilor: fonduri europene, fonduri publice naționale, fonduri internaționale, donații, sponsorizări, granturi private, contracte comerciale, contribuții proprii sau alte resurse administrate de ARPS.

Art. 2. Scopul Politicii

a) Scopul Politicii este să protejeze integritatea ARPS, resursele organizației, fondurile gestionate, reputația instituțională, interesele beneficiarilor, încrederea finanțatorilor și relațiile cu partenerii.

b) Politica urmărește:

• prevenirea fraudei și corupției;
• identificarea timpurie a riscurilor și neregulilor;
• stabilirea unor standarde clare de conduită;
• protejarea fondurilor și bunurilor ARPS;
• asigurarea utilizării corecte a fondurilor publice și private;
• prevenirea conflictelor de interese și a favoritismului;
• crearea unor canale sigure de raportare;
• protejarea avertizorilor și raportorilor de bună-credință;
• investigarea obiectivă a suspiciunilor;
• aplicarea unor măsuri disciplinare, contractuale, financiare sau legale;
• raportarea către finanțatori sau autorități, atunci când este cazul;
• îmbunătățirea continuă a controalelor interne.

Art. 3. Baza legală și cadrul de referință

a) Prezenta Politică se interpretează și se aplică în corelare cu:

• Codul penal, în special dispozițiile privind luarea de mită, darea de mită, traficul de influență, cumpărarea de influență, delapidarea, falsul, uzul de fals, abuzul în serviciu, conflictul de interese și alte infracțiuni relevante;
• Codul muncii;
• Codul civil;
• Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție;e) Legea nr. 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, în măsura aplicabilă;
• Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public;
• legislația privind achizițiile publice și achizițiile derulate în proiecte cu finanțare publică sau europeană, atunci când este aplicabilă;
• legislația contabilă și fiscală;
• regulile specifice ale finanțatorilor, donatorilor și programelor de finanțare;
• contractele de finanțare, ghidurile solicitantului, manualele de implementare și cerințele de eligibilitate a cheltuielilor;
• Statutul ARPS;
• Codul de conduită și etică ARPS;
• Regulamentul intern ARPS;
• Politica privind avertizarea în interes public și soluționarea reclamațiilor;
• Politica privind prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului;
• Politica privind conflictele de interese, dacă este adoptată distinct;
• procedurile interne de achiziții, financiar-contabile, contractare, resurse umane și management de proiect.

b) Dacă regulile unui finanțator, donator, program sau contract sunt mai stricte decât prezenta Politică, se aplică standardul mai strict, în măsura în care acesta este compatibil cu legislația aplicabilă.

Art. 4. Principiul toleranței zero

a) ARPS nu tolerează nicio formă de fraudă, corupție, mită, deturnare de fonduri, falsificare de documente, coluziune, favoritism, conflict de interese nedeclarat, manipulare a achizițiilor, utilizare abuzivă a resurselor sau obținere de avantaje necuvenite.

b) Toleranța zero înseamnă că:

• orice suspiciune credibilă este analizată;
• raportările de bună-credință sunt protejate;
• cazurile confirmate atrag măsuri proporționale;
• prejudiciile sunt urmărite pentru recuperare;
• finanțatorii sau autoritățile sunt informați atunci când legea sau contractele impun acest lucru;
• persoanele responsabile pot fi sancționate disciplinar, contractual, civil sau penal;
• ARPS adoptă măsuri de prevenire și remediere pentru a reduce riscul de repetare.

Art. 5. Definiții

a) Fraudă înseamnă orice acțiune sau omisiune intenționată prin care o persoană induce în eroare, ascunde, falsifică, alterează sau prezintă denaturat informații pentru a obține un avantaj necuvenit, pentru sine, pentru ARPS sau pentru un terț, ori pentru a produce un prejudiciu.

b) Corupție înseamnă folosirea abuzivă a unei funcții, atribuții, poziții de încredere, autorități sau influențe pentru obținerea unui avantaj necuvenit, financiar sau nefinanciar, direct sau indirect.

c) Mită înseamnă solicitarea, acceptarea, oferirea, promisiunea, darea sau primirea de bani, bunuri, servicii, favoruri, cadouri, avantaje, oportunități sau beneficii pentru influențarea unei decizii, acțiuni sau inacțiuni.

d) Kickback / comision ilegal înseamnă returnarea sau acordarea ascunsă a unei sume, cote, beneficiu sau avantaj unei persoane implicate într-o decizie, achiziție, contract sau plată.

e) Conflict de interese înseamnă situația în care interesul personal, familial, financiar, profesional, politic sau de altă natură al unei persoane poate influența, poate părea că influențează sau poate intra în conflict cu îndeplinirea imparțială a atribuțiilor sale în cadrul ARPS.

f) Fraudă în achiziții înseamnă orice manipulare, distorsionare, aranjament, coluziune, favorizare, falsificare sau utilizare incorectă a procedurilor de achiziție.

g) Coluziune înseamnă înțelegerea secretă sau coordonarea nepermisă între două sau mai multe persoane sau entități pentru influențarea unui proces de selecție, achiziție, contractare, evaluare sau plată.

h) Favoritism înseamnă acordarea unui tratament preferențial nejustificat unei persoane sau entități.

i) Nepotism înseamnă favorizarea rudelor, afinilor sau persoanelor apropiate în procese de recrutare, contractare, selecție, achiziție, promovare sau acordare de beneficii.

j) Deturnare de fonduri înseamnă folosirea fondurilor, bunurilor sau resurselor în alt scop decât cel pentru care au fost aprobate.

k) Neregulă înseamnă orice abatere de la lege, contracte, reguli ale finanțatorilor, proceduri interne sau principii de bună gestiune financiară, care poate produce prejudicii sau poate afecta integritatea activităților ARPS.

l) Suspiciune rezonabilă înseamnă existența unor indicii, informații, documente, comportamente sau circumstanțe care ar putea indica o fraudă, corupție sau neregulă și care justifică analiza sau verificarea situației.

m) Avertizor / raportor înseamnă persoana care raportează, cu bună-credință, informații privind fraude, corupție, nereguli, încălcări ale legii sau abateri de la politicile ARPS.

Art. 6. Exemple de fraudă, corupție și nereguli

a) Exemplele de mai jos sunt orientative și nu limitează aplicarea Politicii.

6.1. Documente false sau denaturate

• falsificarea facturilor, contractelor, pontajelor, rapoartelor, statelor de plată, documentelor de deplasare sau documentelor de achiziție;
• modificarea neautorizată a documentelor;
• raportarea unor activități care nu au avut loc;
• raportarea unor participanți, beneficiari sau livrabile fictive;
• utilizarea de semnături false sau neautorizate;
• prezentarea de informații incomplete sau denaturate către finanțatori, auditori sau autorități.

6.2. Utilizarea abuzivă a fondurilor și bunurilor

• folosirea fondurilor în alte scopuri decât cele aprobate;
• însușirea de bunuri, echipamente sau materiale;
• utilizarea bunurilor ARPS în interes personal neautorizat;
• efectuarea de plăți pentru servicii neprestate;
• facturarea multiplă a aceluiași bun sau serviciu;
• acceptarea unor bunuri neconforme sau supraevaluate.

6.3. Corupție și beneficii necuvenite

• solicitarea sau acceptarea de mită;
• oferirea de mită;
• acceptarea de comisioane ilegale;
• oferirea de beneficii pentru influențarea unei decizii;
• promisiuni de angajare, contracte, sponsorizări sau alte avantaje în schimbul unei decizii favorabile;
• folosirea influenței personale pentru obținerea unui avantaj necuvenit.

6.4. Conflicte de interese

• participarea la o decizie privind o rudă, prieten, partener de afaceri sau entitate în care persoana are interese;
• nedeclararea unui interes financiar sau personal;
• implicarea în selecția unui furnizor cu care există relații personale sau profesionale;
• folosirea informațiilor interne pentru avantaj personal;
• influențarea procedurilor de recrutare sau achiziție.

6. 5. Fraudă în achiziții

• împărțirea artificială a achizițiilor pentru evitarea procedurilor;
• cerințe tehnice formulate pentru favorizarea unui furnizor;
• solicitarea de oferte formale fără intenția reală de comparare;
• coluziune între furnizori;
• evaluări manipulate;
• modificări nejustificate de contract;
• acceptarea unor livrabile neconforme în schimbul unor avantaje.

6. 6. Fraudă digitală și informațională

• accesarea neautorizată a sistemelor;
• alterarea bazelor de date;
• ștergerea probelor;
• furtul de identitate;
• folosirea conturilor ARPS pentru activități frauduloase;
• manipularea evidențelor electronice;
• distrugerea intenționată a documentelor sau informațiilor.

Art. 7. Cadouri, beneficii, ospitalitate și invitații

a) Personalul ARPS nu trebuie să solicite, accepte, ofere sau promită cadouri, favoruri, beneficii sau ospitalitate care pot influența sau pot părea că influențează o decizie profesională.

b) Pot fi acceptate numai beneficii simbolice, ocazionale, rezonabile și transparente, dacă:

• au valoare modestă;
• nu sunt oferite în timpul unei proceduri de selecție, achiziție, evaluare sau negociere;
• nu creează obligații morale sau profesionale;
• nu afectează imparțialitatea;
• nu contravin regulilor finanțatorului sau procedurilor interne.

c) Sunt interzise:

• bani sau echivalente de bani;
• carduri cadou, vouchere sau reduceri personale;
• cadouri repetate de la același furnizor;
• invitații costisitoare sau nedeclarate;
• sponsorizări personale;
• avantaje pentru rude sau apropiați;
• orice beneficiu oferit pentru influențarea unei decizii.

d) În caz de dubiu, persoana trebuie să refuze beneficiul sau să îl declare conducerii ARPS.

Art. 8. Prevenirea fraudei și corupției

a) ARPS previne frauda și corupția prin:

• cultură organizațională bazată pe integritate;
• reguli clare de aprobare și control;
• separarea atribuțiilor critice, unde este posibil;
• verificarea documentelor justificative;
• trasabilitatea deciziilor;
• verificarea partenerilor și furnizorilor;
• declararea conflictelor de interese;
• instruirea personalului;
• audit, control intern, verificări și spot-check-uri;
• canale de raportare;
• protecția avertizorilor;
• măsuri de remediere după incidente.

b) În zonele cu risc ridicat, ARPS poate aplica măsuri suplimentare:

• aprobare pe două niveluri;
• verificare financiară suplimentară;
• verificare juridică;
• due diligence furnizori/parteneri;
• verificare de eligibilitate;
• controale în teren;
• audit extern;
• monitorizare sporită a livrabilelor.

Art. 9. Achiziții, contractare și selecție furnizori

a) Achizițiile ARPS trebuie să respecte principiile de legalitate, transparență, eficiență, proporționalitate, tratament egal, concurență loială și trasabilitate.

b) Persoanele implicate în achiziții au obligația:

• să aplice procedura relevantă;
• să evite și să declare conflictele de interese;
• să păstreze documentele justificative;
• să nu dezvăluie informații confidențiale unor furnizori;
• să nu favorizeze un ofertant;
• să nu accepte cadouri sau beneficii;
• să raporteze orice presiune sau neregulă.

c) Contractele relevante cu furnizori și parteneri trebuie să includă, după caz, clauze privind prevenirea fraudei, corupției, conflictelor de interese, spălării banilor, finanțării terorismului, sancțiunilor internaționale, protecției datelor și confidențialității.

Art. 10. Raportarea suspiciunilor

a) Toate persoanele vizate de Politică au obligația de a raporta prompt orice suspiciune rezonabilă de fraudă, corupție, conflict de interese, deturnare de fonduri sau altă neregulă gravă.

b) Raportarea se face cât mai rapid posibil, de regulă în cel mult 3 zile lucrătoare de la identificarea suspiciunii, iar mai devreme dacă regulile finanțatorului impun termene mai stricte.

c) Raportările pot fi transmise prin:

• superior ierarhic;
• conducerea ARPS;
• persoana desemnată pentru gestionarea sesizărilor;
• canalul de avertizare în interes public;
• e-mail dedicat: [de completat];
• formular online: [de completat];
• e-mail general: office@arps.ro, dacă nu există alt canal dedicat;
• canalul ARPS Line, dacă este operaționalizat.

d) Raportările pot fi nominale sau anonime.

e) Sesizările anonime sunt analizate în măsura în care conțin informații suficiente pentru verificare.

f) Persoana care raportează nu trebuie să investigheze singură, să confrunte persoanele vizate, să colecteze probe prin metode neautorizate sau să comunice suspiciunea unor persoane neimplicate.

Art. 11. Confidențialitatea și protecția avertizorilor

a) ARPS tratează toate raportările cu confidențialitate.

b) Identitatea persoanei care raportează este protejată și comunicată numai persoanelor care trebuie să o cunoască pentru verificare, investigare, protecție, raportare legală sau măsuri corective.

c) ARPS interzice represaliile împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință sau cooperează într-o investigație.

d) Represaliile pot include:

• concediere;
• sancțiuni disciplinare nejustificate;
• retrogradare;
• reducerea atribuțiilor;
• excluderea din proiecte;
• intimidare;
• hărțuire;
• amenințări;
• discriminare;
• tratament ostil;
• afectarea reputației profesionale.

e) Orice represalii pot constitui abatere disciplinară și pot atrage măsuri contractuale sau legale.

Art. 12. Analiza și investigarea sesizărilor

a) Sesizările sunt analizate în mod obiectiv, imparțial și proporțional cu gravitatea faptelor.

b) Etapele generale sunt:

• primirea și înregistrarea sesizării;
• confirmarea primirii, dacă raportarea nu este anonimă;
• trierea inițială;
• evaluarea riscului imediat;
• stabilirea echipei sau persoanei responsabile;
• protejarea documentelor și informațiilor relevante;
• verificarea conflictelor de interese;
• analiza documentelor;
• interviuri sau clarificări, dacă este necesar;
• verificări financiare, tehnice sau juridice;
• raport preliminar sau raport final;
• decizie privind măsurile;
• măsuri de recuperare, corectare și prevenire;
• închiderea cazului.

c) Investigațiile pot fi realizate intern sau cu sprijin extern, de exemplu auditori, experți contabili, consultanți juridici, specialiști IT, investigatori independenți sau alte persoane calificate.

d) Persoanele implicate în investigație au obligația de confidențialitate.

e) Investigația trebuie să respecte drepturile persoanelor implicate, inclusiv dreptul la apărare, prezumția de nevinovăție și protecția datelor.

Art. 13. Raportarea către finanțatori și autorități

a) Dacă suspiciunea sau incidentul privește un proiect finanțat, ARPS va verifica obligațiile contractuale de raportare către finanțator.

b) Raportarea către finanțator se face în termenul, forma și conținutul prevăzute de contractul de finanțare, ghiduri sau instrucțiuni.

c) Dacă faptele pot constitui infracțiuni, ARPS poate sesiza autoritățile competente, în condițiile legii.

d) Dacă fapta implică fonduri europene sau fonduri publice, se aplică și cerințele de raportare specifice programului, autorității de management, organismului intermediar, auditorului sau altor instituții competente.

e) Comunicarea externă privind cazurile de fraudă sau corupție se realizează numai de persoane autorizate și cu respectarea confidențialității, protecției datelor, intereselor legitime ale ARPS și cerințelor finanțatorilor.

Art. 14. Măsuri și sancțiuni

a) În cazul confirmării unei fraude, corupții sau nereguli, ARPS poate adopta una sau mai multe măsuri:

• avertisment;
• instruire corectivă;
• retragerea accesului la fonduri, documente, sisteme sau procese;
• suspendarea temporară din anumite activități;
• sancțiuni disciplinare;
• încetarea contractului de muncă;
• încetarea colaborării;
• rezilierea contractelor cu furnizori sau parteneri;
• suspendarea plăților;
• refuzul la plată;
• recuperarea prejudiciilor;
• corecții financiare interne;
• notificarea finanțatorilor;
• sesizarea autorităților competente;
• modificarea procedurilor interne;
• audit suplimentar;
• includerea pe liste interne de risc, în condițiile legii.

b) Măsurile se aplică proporțional cu gravitatea faptelor, valoarea prejudiciului, intenția, recurența, rolul persoanei, impactul asupra beneficiarilor, impactul reputațional și obligațiile legale sau contractuale.

Art. 15. Responsabilități

Art. 16. Monitorizare, instruire și revizuire

a) ARPS va asigura informarea personalului privind prezenta Politică.

b) Instruirea poate include:

• definiții și exemple;
• conflicte de interese;
• cadouri și beneficii;
• achiziții și contractare;
• raportare și protecția avertizorilor;
• obligații ale finanțatorilor;
• studii de caz.

c) Politica se revizuiește cel puțin o dată la doi ani sau ori de câte ori apar modificări legislative, cerințe ale finanțatorilor, rezultate de audit, incidente relevante sau schimbări organizaționale.

Art. 17. Contact și raportare

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII – ARPS

Sediu: București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304

E-mail general: office@arps.ro

Telefon: +40 21 527 7979

E-mail raportare integritate: integritate@arps.ro

Partenerul/Furnizorul declară că a luat cunoștință de politica ARPS de toleranță zero față de fraudă și corupție și se obligă să respecte legislația aplicabilă și standardele de integritate în executarea contractului.

Partenerul/Furnizorul se obligă:

• să nu ofere, promită, solicite sau accepte mită, comisioane ilegale, favoruri, cadouri sau avantaje necuvenite;
• să prevină frauda, corupția, conflictele de interese, coluziunea și deturnarea fondurilor;
• să informeze ARPS, în scris și fără întârziere, despre orice suspiciune sau incident de fraudă ori corupție legat de contract;
• să coopereze cu ARPS, finanțatorii, auditorii sau autoritățile competente în verificări și investigații;
• să păstreze documente justificative complete și corecte;
• să informeze personalul implicat despre obligațiile de integritate;
• să restituie prejudiciile produse prin fraudă sau corupție, în condițiile legii și ale contractului.

Nerespectarea acestor obligații poate conduce la suspendarea plăților, rezilierea contractului, recuperarea prejudiciilor, notificarea finanțatorilor și/sau sesizarea autorităților competente.

CONFIDENȚIAL – acces restricționat

• Structura / departamentul / proiectul implicat:
• Finanțatorul sau proiectul afectat, dacă este cazul:
• Data descoperirii suspiciunii:
• Modalitatea prin care a fost descoperită suspiciunea:
• Data raportării către conducerea ARPS:
• Persoana care raportează, dacă dorește să se identifice:
• Descrierea succintă a suspiciunii:
• Persoane sau entități implicate:
• Documente sau informații disponibile:
• Valoarea estimată a prejudiciului, dacă este cunoscută:
• Vulnerabilități sau deficiențe de control intern identificate:
• Măsuri imediate luate pentru limitarea riscului:
• Există risc de pierdere, distrugere sau alterare a probelor?
• Există obligații de raportare către finanțator? Da / Nu / În analiză
• Este necesară sesizarea autorităților? Da / Nu / În analiză
• Alte informații relevante:
• Persoana responsabilă pentru analiza inițială:
• Data înregistrării:
• Număr intern de caz