Politică privind avertizarea în interes public

Art. 1. Cine suntem și cui se aplică această Politică

a) Prezenta Politică se aplică tuturor activităților desfășurate de ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII, denumită în continuare ARPS, inclusiv activităților instituționale, administrative, contractuale, financiare, de proiect, de cercetare, de comunicare, de advocacy, de formare, de furnizare de servicii medicale, sociale, educaționale sau comunitare, de management al beneficiarilor, de achiziții, de parteneriat și de relaționare cu publicul.

b) ARPS este o organizație non-profit, cu sediul în București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304, e-mail: office@arps.ro, telefon: +40 21 527 7979, CIF: 13684229, înființată cu nr. 99/10.01.2001 la Judecătoria Sectorului 1 București și număr de înregistrare în Ministerul Justiției 1644/A/2000, înscrisă în Registrul Special al Asociațiilor și Fundațiilor aflat la grefa Judecătoriei sectorului 2 București cu nr. 16/16.06.2021.

c) Politica se aplică următoarelor categorii de persoane:

• membrii Adunării Generale și ai Consiliului Director;
• conducerea executivă și persoanele mandatate să reprezinte ARPS;
• angajații ARPS;
• colaboratorii, consultanții, experții, formatorii, cercetătorii, evaluatorii și prestatorii individuali;
• voluntarii, stagiarii și internii;
• candidații aflați în procese de recrutare sau negociere precontractuală, în măsura în care au obținut informații relevante în acest context;
• foștii angajați, foștii colaboratori sau foștii voluntari, în măsura în care informațiile au fost obținute în context profesional;
• partenerii, furnizorii, subcontractorii și personalul acestora;
• beneficiarii, pacienții, aparținătorii, participanții la proiecte, cursanții, utilizatorii platformelor ARPS și membrii comunităților în care ARPS lucrează;
• donatorii, finanțatorii, sponsorii sau alte persoane care interacționează cu organizația;
• orice altă persoană care are informații relevante privind o neregulă, o încălcare a legii, o abatere etică sau o problemă legată de activitatea ARPS.

Art. 2. Scopul Politicii

a) Scopul prezentei Politici este de a crea un mecanism clar, accesibil, sigur și confidențial pentru raportarea, analizarea și soluționarea neregulilor, încălcărilor legii, reclamațiilor și sesizărilor.

b) Politica urmărește:

• prevenirea și identificarea timpurie a neregulilor;
• protejarea integrității ARPS;
• protejarea beneficiarilor, copiilor, adulților vulnerabili, partenerilor, finanțatorilor și personalului;
• încurajarea raportării cu bună-credință;
• protecția avertizorilor împotriva represaliilor;
• asigurarea unei proceduri obiective, imparțiale și documentate;
• corectarea problemelor identificate;
• reducerea riscurilor juridice, financiare, reputaționale, operaționale și etice;
• respectarea obligațiilor legale și contractuale;
• îmbunătățirea continuă a activităților, serviciilor și mecanismelor interne ale ARPS.

Art. 3. Baza legală și cadrul de referință

a) Prezenta Politică se întemeiază și se interpretează în corelare cu:

• Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public;
• Directiva (UE) 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii;
• Codul muncii;
• Codul civil;
• Codul penal;
• Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția datelor cu caracter personal;
• legislația privind prevenirea discriminării, hărțuirii, corupției, fraudei, spălării banilor și finanțării terorismului;
• legislația privind protecția copilului și protecția persoanelor vulnerabile;
• regulile finanțatorilor, donatorilor, programelor de finanțare și contractelor aplicabile;
• Statutul ARPS;
• Codul de conduită și etică ARPS;
• Regulamentul intern ARPS;
• politicile ARPS privind antifraudă, anticorupție, PSEA, safeguarding, protecția copilului, protecția datelor, securitatea informației, confidențialitatea internă, egalitatea și incluziunea.

b) Legea nr. 361/2022 prevede că raportările pot fi interne sau externe, iar avertizorul poate alege între canalul intern și canalul extern, ținând cont inclusiv de riscul de represalii sau de imposibilitatea remedierii încălcării prin canalul intern.

c) Pentru persoanele juridice de drept privat, obligația de instituire a canalelor interne de raportare se aplică, în principiu, celor cu cel puțin 50 de angajați, cu anumite excepții pentru domenii reglementate; ARPS poate menține voluntar un astfel de mecanism chiar și atunci când nu ar fi obligatoriu, ca bună practică de guvernanță și integritate.

Art. 4. Distincția dintre avertizare în interes public, sesizare, reclamație și feedback

a) Avertizarea în interes public se referă la raportarea unor informații privind încălcări ale legii, efective sau potențiale, obținute într-un context profesional.

b) Avertizarea poate viza, de exemplu:

• fraude, corupție, mită, trafic de influență sau deturnare de fonduri;
• conflicte de interese nedeclarate;
• încălcări în achiziții, contractare sau management financiar;
• încălcări privind fonduri europene sau fonduri publice;
• încălcări privind prevenirea spălării banilor și finanțării terorismului;
• încălcări privind protecția datelor, securitatea informației sau confidențialitatea;
• încălcări privind sănătatea publică, siguranța beneficiarilor sau protecția mediului;
• încălcări privind drepturile copilului, PSEA, safeguarding sau protecția persoanelor vulnerabile;
• hărțuire, discriminare, abuz de autoritate sau alte abateri grave;
• încercări de ascundere a unor încălcări ale legii.

c) Sesizarea este o comunicare prin care o persoană semnalează o situație care poate necesita verificare, clarificare sau intervenție.

d) Reclamația este o nemulțumire exprimată de o persoană cu privire la un serviciu, proiect, comportament, decizie, comunicare, întârziere, tratament sau rezultat asociat activităților ARPS.

e) Feedbackul este o opinie, observație, propunere sau recomandare privind activitatea ARPS și poate fi pozitiv, negativ sau neutru.

f) O reclamație sau sesizare poate fi reclasificată ca avertizare în interes public dacă, în urma analizei inițiale, rezultă că privește o posibilă încălcare a legii sau o abatere gravă.

g) O avertizare în interes public nu va fi tratată ca simplă reclamație atunci când conținutul ei indică o încălcare a legii, o fraudă, o neregulă gravă sau un risc pentru beneficiari, fonduri, date, integritate sau siguranță.

Art. 5. Principii generale

a) Legalitate. ARPS primește și gestionează raportările și reclamațiile cu respectarea legii, a drepturilor fundamentale, a dreptului la apărare, a protecției datelor și a obligațiilor contractuale.

b) Bună-credință. Este protejată persoana care are motive întemeiate să creadă că informațiile raportate sunt adevărate la momentul raportării și că acestea intră în sfera unei nereguli, încălcări sau probleme reale.

c) Confidențialitate. Identitatea avertizorului, reclamantului, persoanei vizate, martorilor și terților menționați este protejată, iar accesul la informații este limitat strict la persoanele autorizate.

d) Imparțialitate. Raportările și reclamațiile sunt analizate obiectiv, fără prejudecăți, favoritism, conflict de interese sau influențe nejustificate.

e) Protecție împotriva represaliilor. ARPS interzice orice formă de represalii împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință, cooperează în verificări sau sprijină o persoană care raportează.

f) Proporționalitate. Măsurile adoptate trebuie să fie adecvate gravității situației, riscurilor, probelor disponibile și impactului asupra persoanelor și organizației.

g) Promptitudine. ARPS gestionează raportările și reclamațiile fără întârzieri nejustificate.

h) Trasabilitate. Raportările, reclamațiile, acțiunile subsecvente, concluziile și măsurile adoptate sunt documentate corespunzător.

i) Do no harm. În cazurile care implică beneficiari, copii, persoane vulnerabile, victime ale abuzului, discriminării, hărțuirii, exploatării sau violenței, ARPS urmărește să evite expunerea, retraumatizarea, stigmatizarea sau agravarea riscurilor.

Art. 6. Cine poate raporta

a) Pot formula avertizări, sesizări, reclamații sau feedback:

• angajații ARPS;
• foștii angajați;
• candidații la angajare, dacă informațiile au fost obținute în procesul de recrutare sau negociere;
• colaboratorii, consultanții, experții, voluntarii, stagiarii și internii;
• membrii organelor de conducere;
• furnizorii, subcontractorii, partenerii și personalul acestora;
• beneficiarii, pacienții, aparținătorii, cursanții, participanții la evenimente și membrii comunităților;
• finanțatorii, donatorii, sponsorii și reprezentanții acestora;
• orice persoană care are informații relevante privind o neregulă sau o problemă legată de ARPS.

b) Raportările pot fi nominale sau anonime.

c) Raportările anonime sunt analizate și soluționate în măsura în care conțin indicii suficiente privind încălcări, nereguli sau probleme verificabile. Legea nr. 361/2022 prevede că raportările anonime care nu conțin numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului se examinează și soluționează dacă includ indicii privind încălcări ale legii.

Art. 7. Ce poate fi raportat

a) Pot fi raportate, fără limitare:

• fraude, corupție, mită, trafic de influență, comisioane ilegale;
• deturnarea sau utilizarea abuzivă a fondurilor;
• falsificarea documentelor;
• raportări financiare, tehnice sau administrative neadevărate;
• conflicte de interese nedeclarate;
• favoritism, nepotism, coluziune sau manipularea achizițiilor;
• încălcări AML/CFT sau tranzacții suspecte;
• încălcări ale sancțiunilor internaționale;
• încălcări ale protecției datelor sau securității informației;
• divulgarea neautorizată de informații confidențiale;
• hărțuire, discriminare, hărțuire sexuală, victimizare sau represalii;
• exploatare și abuz sexual, PSEA;
• abuz, neglijare, exploatare sau risc privind copiii;
• încălcări ale drepturilor beneficiarilor;
• încălcări ale regulilor de sănătate, securitate, mediu sau siguranță;
• încălcări ale cerințelor finanțatorilor;
• abateri grave de la Codul de conduită și etică ARPS;
• încercări de ascundere, mușamalizare sau distrugere a probelor.

b) Pot fi depuse reclamații privind:

• calitatea serviciilor sau activităților ARPS;
• întârzieri nejustificate;
• comportamentul personalului, colaboratorilor sau voluntarilor;
• lipsa de accesibilitate;
• comunicare insuficientă sau neclară;
• tratament perceput ca inechitabil;
• dificultăți în accesarea proiectelor, platformelor sau serviciilor;
• probleme administrative sau logistice;
• alte nemulțumiri rezonabile legate de activitatea ARPS.

Art. 8. Canale de raportare

a) ARPS pune la dispoziție următoarele canale de raportare:

• e-mail general: office@arps.ro;
• e-mail dedicat pentru raportări / integritate: integritate@arps.ro
• adresă scrisă transmisă la sediul ARPS;
• raportare directă către persoana desemnată;
• raportare către conducerea ARPS;
• raportare către managerul de proiect, pentru sesizări operaționale;
• canal PSEA / safeguarding, pentru exploatare, abuz, protecția beneficiarilor sau protecția copilului: psea@arps.ro
• alte canale comunicate în cadrul proiectelor.

b) Pentru raportări de tip avertizare în interes public, ARPS va desemna o persoană, un compartiment sau un terț desemnat, cu atribuții privind primirea, înregistrarea, examinarea, acțiunile subsecvente și soluționarea raportărilor.

c) Datele persoanei desemnate și modalitățile de raportare vor fi comunicate angajaților, afișate la sediu într-un loc vizibil și, după caz, publicate pe website. Legea nr. 361/2022 prevede obligația comunicării persoanei desemnate și a mijloacelor de raportare către angajați, inclusiv prin afișare pe pagina de internet și la sediu, acolo unde obligația legală este aplicabilă .

d) La cererea avertizorului, raportarea poate fi realizată și prin întâlnire față în față, într-un termen rezonabil.

e) Raportările externe se pot face către autoritățile competente, inclusiv Agenția Națională de Integritate sau alte instituții competente, în funcție de obiectul raportării.

Art. 9. Conținutul raportării

a) O raportare ar trebui să includă, pe cât posibil:

• numele și prenumele persoanei care raportează, dacă nu dorește să rămână anonimă;
• date de contact;
• contextul în care au fost obținute informațiile;
• persoana sau entitatea vizată, dacă este cunoscută;
• descrierea faptelor;
• data sau perioada în care s-au produs faptele;
• locul sau proiectul implicat;
• documente, probe sau indicii disponibile;
• eventuale persoane care pot confirma informațiile;
• existența unui risc imediat;
• dacă raportarea a fost transmisă și altor persoane sau autorități.

b) Lipsa unor informații nu conduce automat la respingerea raportării. ARPS va analiza raportarea în măsura în care conține indicii suficiente pentru verificare.

c) Persoana care raportează nu este obligată să dovedească definitiv faptele. Este suficient să aibă motive rezonabile și indicii privind existența unei nereguli sau încălcări.

Art. 10. Înregistrarea raportărilor și reclamațiilor

a) ARPS ține evidența raportărilor și reclamațiilor într-un registru intern.

b) Pentru avertizările în interes public, registrul va include cel puțin:

• data primirii raportării;
• numele și prenumele avertizorului, dacă sunt disponibile;
• datele de contact, dacă sunt disponibile;
• obiectul raportării;
• modalitatea de raportare;
• persoana responsabilă;
• acțiunile subsecvente;
• modalitatea de soluționare;
• data închiderii.

c) Raportările privind avertizarea în interes public se păstrează timp de 5 ani, cu respectarea confidențialității, iar după expirarea termenului se distrug, indiferent de suport, conform Legii nr. 361/2022 .

d) Reclamațiile și sesizările care nu intră în regimul avertizării în interes public se păstrează potrivit procedurilor interne de arhivare, protecție a datelor și management al proiectelor, de regulă atât timp cât este necesar pentru soluționare, audit, raportare, apărarea drepturilor sau îndeplinirea obligațiilor contractuale.

Art. 11. Confirmarea primirii

a) Pentru raportările care intră sub incidența avertizării în interes public, ARPS transmite confirmarea primirii în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primire, cu excepția cazului în care acest lucru nu este posibil din cauza raportării anonime sau ar periclita protecția identității avertizorului ori soluționarea raportării.

b) Pentru reclamații, sesizări și feedback care nu intră în regimul avertizării în interes public, ARPS va transmite confirmarea primirii, de regulă, în termen de maximum 5 zile lucrătoare, dacă sunt disponibile date de contact.

c) Pentru cazurile urgente care implică siguranța beneficiarilor, copii, PSEA, abuz, risc medical, securitate sau date personale, confirmarea și trierea trebuie realizate cât mai rapid posibil, ideal în aceeași zi lucrătoare.

Art. 12. Trierea inițială

a) După primire, raportarea sau reclamația este analizată preliminar pentru a stabili:

• dacă intră în sfera avertizării în interes public;
• dacă este o reclamație operațională sau de calitate;
• dacă implică PSEA, safeguarding sau protecția copilului;
• dacă implică fraudă, corupție, AML/CFT sau fonduri publice/europene;
• dacă implică date personale sau informații confidențiale;
• dacă există risc imediat pentru persoane, fonduri, documente sau sisteme;
• dacă trebuie activată o procedură specială;
• dacă trebuie sesizate autorități, finanțatori sau parteneri contractuali;
• dacă sunt necesare măsuri urgente de protecție.

b) Dacă raportarea privește mai multe domenii, se aplică procedura cea mai strictă și se implică persoanele responsabile relevante.

c) Dacă raportarea privește persoana desemnată, conducerea sau o persoană care ar avea conflict de interese, cazul se transmite unei alte persoane independente, Consiliului Director sau unui terț desemnat.

Art. 13. Acțiuni subsecvente și investigare

a) ARPS efectuează acțiunile subsecvente cu diligență, imparțialitate și confidențialitate. Acțiunile subsecvente pot include:

• solicitarea de clarificări de la avertizor sau reclamant;
• analizarea documentelor;
• verificări financiar-contabile;
• verificări IT sau de securitate a informației;
• consultarea persoanelor relevante;
• interviuri;
• constituirea unei comisii interne;
• implicarea unui auditor, avocat, expert extern sau investigator independent;
• măsuri de protecție a persoanelor;
• suspendarea temporară a unor activități, plăți, accesuri sau relații contractuale;
• sesizarea autorităților competente;
• notificarea finanțatorilor, dacă este obligatorie;
• propunerea de măsuri disciplinare, contractuale sau corective.

b) Persoana vizată de raportare are dreptul la tratament echitabil, confidențialitate și posibilitatea de a prezenta un punct de vedere, în condițiile în care acest lucru nu periclitează investigația, protecția avertizorului, protecția victimelor sau obligațiile legale.

c) Investigația se concentrează asupra faptelor și probelor, nu asupra opiniilor personale sau a conflictelor interpersonale fără relevanță pentru raportare.

d) Persoanele implicate în analiză au obligația de a coopera și de a păstra confidențialitatea.

Art. 14. Informarea avertizorului și termenul de soluționare

a) În cazul avertizărilor în interes public, ARPS informează avertizorul cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire sau, dacă nu s-a transmis confirmare, de la expirarea termenului de 7 zile pentru confirmare, conform Legii nr. 361/2022 .

b) Informarea poate fi limitată dacă transmiterea unor detalii ar periclita investigația, drepturile persoanelor implicate, protecția datelor, confidențialitatea sau proceduri judiciare ori administrative.

c) Pentru reclamații, sesizări și feedback care nu intră în regimul avertizării în interes public, ARPS urmărește transmiterea unui răspuns final în termen de maximum 30 de zile calendaristice de la înregistrare, cu posibilitatea prelungirii motivate în cazuri complexe.

d) Pentru cazurile complexe, ARPS poate transmite un răspuns intermediar, indicând faptul că analiza continuă și, dacă este posibil, termenul estimat pentru finalizare.

Art. 15. Soluționarea raportărilor și reclamațiilor

a) În urma analizei, ARPS poate decide:

• confirmarea totală sau parțială a raportării/reclamației;
• neconfirmarea faptelor;
• clasarea raportării ca nefondată, insuficientă sau imposibil de verificat;
• adoptarea de măsuri corective;
• adoptarea de măsuri disciplinare;
• încetarea unei colaborări sau rezilierea unui contract;
• recuperarea prejudiciilor;
• modificarea unor proceduri;
• instruirea suplimentară a personalului;
• audit intern sau extern;
• sesizarea autorităților competente;
• notificarea finanțatorilor;
• referirea cazului către proceduri speciale, cum ar fi PSEA, safeguarding, protecția copilului, antifraudă, AML/CFT, GDPR sau disciplinar.

b) Soluționarea se documentează într-un raport intern sau într-o notă de soluționare, în funcție de gravitatea și complexitatea cazului.

c) Raportul sau nota poate include:

• descrierea raportării;
• persoanele/structurile implicate;
• acțiunile efectuate;
• documentele analizate;
• concluziile;
• măsurile recomandate;
• măsurile adoptate;
• termenul de implementare;
• responsabilul pentru implementare;
• modul de închidere a cazului.

Art. 16. Confidențialitate

a) ARPS protejează identitatea avertizorului, reclamantului, persoanei vizate, martorilor și altor terți menționați.

b) Informațiile se comunică strict pe principiul need-to-know.

c) Identitatea avertizorului nu se divulgă fără consimțământul acestuia, cu excepția situațiilor prevăzute de lege sau a cazurilor în care divulgarea este necesară și proporțională în cadrul unor proceduri judiciare sau administrative.

d) Obligația de confidențialitate se aplică și atunci când raportarea ajunge din eroare la o persoană care nu este desemnată să o gestioneze. În această situație, persoana care a primit-o trebuie să o transmită imediat persoanei desemnate și să nu divulge conținutul acesteia.

e) Informațiile care constituie secrete comerciale, informații confidențiale, date personale, date medicale, date privind copii sau date privind victime ale abuzului nu pot fi utilizate sau divulgate în alte scopuri decât soluționarea raportării și îndeplinirea obligațiilor legale.

Art. 17. Protecția împotriva represaliilor

a) ARPS interzice orice formă de represalii împotriva persoanelor care raportează cu bună-credință, facilitează raportarea, sprijină o persoană care raportează, cooperează la investigație sau oferă informații relevante.

b) Represaliile pot include:

• concediere;
• suspendare;
• retrogradare;
• reducerea salariului sau a beneficiilor;
• schimbarea nejustificată a atribuțiilor;
• evaluare profesională negativă nejustificată;
• excluderea din proiecte;
• refuzul prelungirii contractului;
• intimidare;
• amenințări;
• hărțuire;
• discriminare;
• victimizare;
• defăimare;
• tratament ostil;
• presiuni pentru retragerea raportării.

c) Persoana care consideră că a suferit represalii trebuie să informeze imediat conducerea ARPS, persoana desemnată sau canalul de raportare.

d) Represaliile pot constitui abatere disciplinară gravă și pot atrage măsuri contractuale sau legale.

Art. 18. Raportările făcute cu rea-credință

a) Raportările făcute cu bună-credință sunt protejate chiar dacă faptele nu se confirmă ulterior.

b) Raportările făcute cu rea-credință, în mod intenționat fals, calomnios sau cu scop de hărțuire, pot atrage măsuri disciplinare, contractuale sau legale.

c) Simplul fapt că o raportare nu se confirmă nu înseamnă că a fost făcută cu rea-credință.

Art. 19. Relația cu procedurile speciale

a) Dacă raportarea privește fraudă, corupție, achiziții, conflict de interese sau utilizarea fondurilor, se aplică și Politica antifraudă, anticorupție și integritate.

b) Dacă raportarea privește spălarea banilor, finanțarea terorismului, sancțiuni internaționale, donații suspecte sau tranzacții neobișnuite, se aplică și Politica AML/CFT.

c) Dacă raportarea privește exploatare sau abuz sexual, se aplică și Politica PSEA.

d) Dacă raportarea privește copii, se aplică și Politica privind protecția copilului.

e) Dacă raportarea privește beneficiari vulnerabili, se aplică și Politica de safeguarding și protecție a beneficiarilor.

f) Dacă raportarea privește date cu caracter personal sau incidente de securitate, se aplică și Politica privind protecția datelor cu caracter personal și Politica de securitate a informației.

g) Dacă raportarea privește discriminare, hărțuire sau excluziune, se aplică și Politica privind egalitatea de șanse, egalitatea de gen, diversitatea și incluziunea.

Art. 20. Reclamații și feedback de la beneficiari

a) ARPS încurajează beneficiarii, participanții, pacienții, aparținătorii, cursanții, comunitățile și partenerii să transmită feedback, sesizări sau reclamații privind activitățile și serviciile organizației.

b) Reclamațiile pot privi:

• calitatea serviciilor;
• comportamentul personalului;
• lipsa de accesibilitate;
• dificultăți de comunicare;
• întârzieri sau lipsa unui răspuns;
• modul de selecție a participanților;
• tratament perceput ca inechitabil;
• lipsa de informare;
• condiții logistice;
• probleme tehnice privind platforme sau formulare;
• orice altă problemă care afectează experiența beneficiarului.

c) Mecanismele de reclamații trebuie să fie, pe cât posibil:

• accesibile;
• clare;
• disponibile prin mai multe canale;
• adaptate persoanelor vulnerabile;
• sigure;
• confidențiale;
• ușor de utilizat;
• explicate beneficiarilor într-un limbaj adecvat.

d) Pentru copii, persoane cu dizabilități, persoane vârstnice, refugiați, persoane fără acces digital sau persoane cu alfabetizare redusă, ARPS poate adapta canalul de reclamații prin suport direct, mediere, formulare simplificate, telefon, persoană de contact sau alte mijloace adecvate.

Art. 21. Date personale și securitatea informațiilor

a) Raportările și reclamațiile pot conține date cu caracter personal, date sensibile, informații confidențiale, informații despre copii, date medicale, date despre incidente, informații financiare sau informații privind posibile infracțiuni.

b) ARPS prelucrează aceste date cu respectarea GDPR și a politicilor interne privind protecția datelor, securitatea informației și confidențialitatea.

c) Accesul la dosarele de raportare este limitat.

d) Documentele se păstrează în sisteme securizate, cu acces controlat.

e) Transmiterea dosarelor prin e-mail, cloud, aplicații de mesagerie sau suport fizic se face numai prin canale aprobate și cu măsuri adecvate de protecție.

Art. 22. Responsabilități

Art. 23. Monitorizare și raportare internă

a) ARPS poate monitoriza implementarea Politicii prin:

• numărul de raportări primite;
• tipologia raportărilor;
• timpul de confirmare;
• timpul de soluționare;
• numărul de cazuri confirmate/neconfirmate;
• măsurile corective adoptate;
• cazurile de represalii;
• instruirile realizate;
• probleme recurente semnalate de beneficiari;
• lecțiile învățate.

b) Raportările către conducere se fac, de regulă, în formă agregată și anonimizată, cu respectarea confidențialității.

c) Publicarea unor date pe website se poate face numai în formă agregată, fără identificarea persoanelor implicate.

Art. 24. Instruire și informare

a) ARPS va informa personalul, colaboratorii și voluntarii cu privire la prezenta Politică.

b) Instruirea poate include:

• diferența dintre avertizare, reclamație și feedback;
• exemple de nereguli;
• canalele de raportare;
• confidențialitatea;
• protecția avertizorilor;
• interdicția represaliilor;
• procedurile speciale PSEA, safeguarding, antifraudă, AML/CFT și GDPR;
• modul de gestionare a unei sesizări primite accidental;
• obligațiile managerilor.

c) Informații privind canalele de raportare și reclamații vor fi puse la dispoziția beneficiarilor și partenerilor în forme adecvate proiectelor.

Art. 25. Revizuirea Politicii

a) Prezenta Politică se revizuiește cel puțin o dată la doi ani sau ori de câte ori apar:

• modificări legislative;
• cerințe noi ale finanțatorilor;
• schimbări organizaționale;
• incidente relevante;
• recomandări de audit;
• deficiențe identificate în aplicarea mecanismului;
• nevoi noi privind beneficiarii sau proiectele.

Art. 26. Date de contact și canale dedicate

ASOCIAȚIA ROMÂNĂ PENTRU PROMOVAREA SĂNĂTĂȚII – ARPS

Sediu: București, str. Gheorghe Țițeica nr. 142, sector 2, cod poștal 020304

E-mail general: office@arps.ro

Telefon: +40 21 527 7979

Canal raportare / integritate: integritate@arps.ro

Canal PSEA / safeguarding: psea@arps.ro

CONFIDENȚIAL – acces restricționat

1. Tip raportare:

☐ avertizare în interes public

☐ fraudă / corupție / conflict de interese

☐ încălcare GDPR / securitatea informației

☐ PSEA / safeguarding / protecția copilului

☐ AML/CFT / sancțiuni internaționale

☐ altă neregulă: ....................................

2. Doriți să rămâneți anonim/ă?

☐ Da ☐ Nu

3. Datele persoanei care raportează, dacă dorește să le comunice:

Nume și prenume:

E-mail:

Telefon:

Relația cu ARPS: angajat / fost angajat / colaborator / voluntar / beneficiar / furnizor / partener / altul

4. Contextul în care ați obținut informațiile:

_______________________________________________________________________________________

5. Persoana / persoanele / entitatea vizată, dacă este cunoscută:

_______________________________________________________________________________________

6. Proiectul, departamentul sau activitatea vizată:

_______________________________________________________________________________________

7. Descrierea faptelor raportate:

_______________________________________________________________________________________

8. Data sau perioada producerii faptelor:

_______________________________________________________________________________________

9. Locul producerii faptelor:

_______________________________________________________________________________________

10. Există documente sau dovezi?

☐ Da ☐ Nu

Dacă da, descriere:

_______________________________________________________________________________________

11. Există martori sau alte persoane care pot furniza informații?

☐ Da ☐ Nu ☐ Nu știu

12. Ați raportat situația și în altă parte?

☐ Da ☐ Nu

Dacă da, unde și când:

_______________________________________________________________________________________

13. Există risc imediat pentru persoane, fonduri, date, documente sau sisteme?

☐ Da ☐ Nu ☐ Nu știu

Detalii:

_______________________________________________________________________________________

14. Doriți să fiți informat/ă cu privire la evoluția raportării?

☐ Da ☐ Nu

15. Modalitate preferată de contact:

_______________________________________________________________________________________

Data raportării:

Semnătura, dacă raportarea nu este anonimă:

1. Tip comunicare:

☐ reclamație ☐ sesizare ☐ feedback ☐ sugestie ☐ solicitare de clarificare

2. Date de contact, opțional:

Nume și prenume:

E-mail:

Telefon:

Calitate: beneficiar / pacient / aparținător / participant proiect / cursant / partener / furnizor / altul: beneficiar / pacient / aparținător / participant proiect / cursant / partener / furnizor / altul

_______________________________________________________________________________________

3. Proiectul, serviciul sau activitatea vizată:

_______________________________________________________________________________________

4. Descrierea situației: _______________________________________________________________________________________

5. Data sau perioada la care se referă situația: _______________________________________________________________________________________

6. Persoane implicate, dacă sunt cunoscute: _______________________________________________________________________________________

7. Ce soluție sau măsură solicitați, dacă aveți o propunere: _______________________________________________________________________________________

8. Documente atașate, dacă există: _______________________________________________________________________________________

9. Doriți un răspuns? ☐ Da ☐ Nu

10. Modalitate preferată de răspuns: ☐ e-mail ☐ telefon ☐ altă modalitate: ________________________________

• Număr intern de înregistrare
• Data primirii
• Canalul de primire
• Tipul: avertizare / reclamație / feedback / PSEA / antifraudă / AML / GDPR / altul
• Raportare anonimă: da/nu
• Date contact, dacă există
• Obiectul raportării
• Persoana responsabilă
• Nivel de risc: scăzut / mediu / ridicat / urgent
• Procedură specială activată
• Confirmare primire transmisă la data
• Acțiuni subsecvente
• Termen de informare / răspuns
• Soluție / concluzie
• Măsuri corective
• Data închiderii
• Observații privind confidențialitatea
• Termen de păstrare / arhivare